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开发区管委会公文处理办法
作者:佚名    来源:开发区管委办    点击数:   更新时间:2008年05月12日

运城经济技术开发区管委会
公  文  处  理  办  法

    一、总  则
1、管委会的公文,是管委会在行政管理过程中所形成的具有法定效力的规范性的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
2、管委会办公室是公文处理主管机构,主管管委会并负责指导区属单位的公文处理工作。
3、管委会所属各单位应有专职或兼职人员负责公文处理工作。
4、各单位要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力提高公文处理工作的效率和质量。
5、公文处理必须做到及时、准确、安全。管委会公文由综合办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。区属各单位公文参照本办法处理。
6、公文处理工作实行“党政分开”的原则。
7、在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密的安全。
    二、公文种类
8、管委会的公文种类主要有:
(1)通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文;批转下级机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
(2)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
(3)批复
适用于签复下级机关请示事项,以及按照制度规定,审查、认定的入区项目。
(4)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
(5)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(6)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(7)答复
适用于向市人民代表大会或人民代表大会常务委员会以及市政协会或政协常委会提出的建议、意见、议案、提案的回答。
(8)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(9)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(10)会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
    三、公文格式
9、公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、保密期限、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
(1)发文机关应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(2)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,并注明保密期限,具体写法为“密级★保密期限”。
(3)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(4)上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。其中:“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人应标注在公文首页,文件版头的右下方,横线之上,同时发文字号左移。
(5)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点和符号。
(6)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(7)公文如有附件,应当在正文之后、应文时间之前注明附件顺序和名称。草拟公文时,应将附件内容填写在专用稿纸的“附件”栏内。
(8)公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的非法规性公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,联合发文机关都应加盖印章。
(9)成文时间,以签发日期为准。联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议讨论的公文,以通过日期为准。法规性公文,以批准日期为准。电报,以发出日期为准。
(10)会议通过的文件,应在标题之下正文之上注明会议名称和通过日期。
(11)文件应当标注主题词。上报的文件按照上级机关的要求标注主题词。
(12)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(13)文字从左至右横写、横排。
10、公文用纸一般采用国际标准A4型(297mm×210mm),左侧装订。
    四、 行文规则
11、行文应当确有必要,注重效用。
12、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般海里越级请示和报告。
13、在职权范围内,管委会与市政府其他各部门可以互相行文,可以直接向下一级政府行文或向一上一级政府的有关业务部门行文。其中经市政府授权的,文中应注明“经市政府授权”或“经市政府同意”。
14、向同级和下级机关的重要行文,应当同时抄报上级主管部门。
15、管委会内各单位之间根据职能可以互相行文,也可以向区内企业、农村等相关部门行文。
16、局级领导在各专业会议上的讲话,均不得以管委会文件形式印发。各单位的内部资料未经管委会领导同意,不得向外发送。需反映的情况,应送新闻宣传中心以简报、信息等形式统一发送。
17、“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”、“报告”不得直接送领导者本人。
18、“报告”中不得带请示事项。
19、“会议纪要”只适用于管委会内记载和传送会议情况及议定事项,不得对外正式行文和发送。
五、公文办理
20、公文办理分为收文和发文,收文办理包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
21、普通公文由管委会办公室统一签收,然后按照管委会领导的分工和各单位的职责提出拟办意见,经管委会领导批示后分送各单位办理。各单位按照规定的办文期限认真办理,不得延误、推诿。
对文件的催办和查办工作由管委会办公室负责。重点公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
22、机要文件由机要员定期按时取回后立即交管委会机要员由专人负责按规定办理,签收、拆封、登记要做到“三对照”,即封皮号、文件号和份数要对照一致。机要文件的传递必须采取保密措施,确保安全、保密、及时。
23、其他机要文件按照管委会办公室拟办意见分别送有关管委会领导阅示后分转各单位阅处,不得横传。各单位不得超过阅文和办理时限,不得擅自保留机要文件。密级文件的复印需经管委会办公室批准。
24、市委、市政府和重要部门的简报和信息,按照内容入时送管委会领导传阅。
25、办理时限。市委、市政府交办的公文,一般应在2至3日内作出答复;紧急公文,应随到随办;凡来文中限定办理时间的,应按其规定的时间办复。各单位传阅文件,一般应在2天内阅完,退还管委会办公室。
26、草拟公文应做到:
(1)符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行并加以说明。
(2)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精练,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。
(3)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
(4)用词准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
27、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉作数字。
28、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。
29、草拟、修签和签批公文的字迹材料(包括领导签字)要用宜于长久保存的碳素或蓝黑墨水,盖章应使用印泥,不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝黑水、印台油等不耐久的字迹材料。草拟公文,应当使用规定的公文稿纸或使用微机打印。不得在装订线外书写。书面不整洁的文稿,应誊清后再送领导签发或印刷。
30、凡以管委会名义发出的公文在单位负责人核稿及有关单位会签后,送管委会领导签发之前,应由管委会办公室进行审核。审核的重点是:是否需行文,是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与有关部门、地区协商、会签,文字表达、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
31、凡以管委会名义发出的公文,重要的、涉及面广的、上报上级机关的请示、报告,由管委会主任签发。一般的公文,由分管领导根据分工或授权签发。
32、发文处理的具体要求:
(1)需以管委会名义发出的公文,拟稿单位到管委会办公室进行编号,按规定签发。
(2)以管委会名义发文经管委会办公室用管委会印后由各单位封发。
(3)根据市政府办公厅的规定,管委会上报市政府、市政府办公厅的公文,必须以正式文件上报市政府、市政府办公厅。凡不符合要求的文件,管委会办公室一律不予受理。
33、上级行政机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经管委会分管领导或者管委会办公室批准可以翻印。翻印时应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。
34、传递秘密公文必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
六、公文立卷、归档和销毁
35、公文办理完毕,遵循部门立卷的原则,应根据《中华人民共和国档案法》及时将公文收集并整理立卷。电报随同文件一起立卷。
36、公文归档,根据其相互联系和保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能正确反映本部门主要工作情况,以便于保管和利用。收文的归档整理范围应包括来文阅办卡、来文文件和相关材料。发文的归档整理范围应包括定稿、正文和相关材料。
37、联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存副本。
38、对正式文件、涉密文件、内部资料等,各单位不得自行变志、处理,必须指定专人负责保管,并由管委会办公室统一与保密部门联系按规定处理。
39、没有归档和保存价值的公文,经过鉴定和管委会办公室批准,可以定期销毁。
销毁秘密公文,应当进行登记。销毁文件的组织和监销工作由档案室负责,保证不丢失、不漏销。
40、行政法规、规章方面的公文,依照有关行政法规处理。外事方面的公文,依照有关外交公文处理规定办理。
41、本办法如与上级有关规定不一致时,以上级规定为准。
42、本办法由管委会办公室负责解释。
43、本办法自发文之日起施行。

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